Bestuur

Goed vertegenwoordigen van belangen burgers en bedrijven
1. Werkwijze gemeenteraad

In 2015 heeft de gemeente op uiteenlopende wijze de samenleving tegemoet getreden. Meerdere trajecten zijn op min of meer co-creatie wijze tot stand gebracht. Dat wil echter nog niet zeggen dat in het spanningsgebied tussen representatieve en participatieve democratie de balans al is gevonden. Daar is nog een lange weg te gaan. Wel is de raad zich er van bewust dat college, organisatie èn gemeenteraad zich zullen moeten aanpassen. In september is hierover in een eerste gezamenlijke werkconferentie de basis gelegd voor het samen bepalen van de spelregels.

2.Klachtafhandeling en bestuurlijke procedures

In 2015 hebben we het proces van de klachtafhandeling tegen het licht gehouden op basis van de SLIM methodiek. Dit heeft geleid tot een aantal aanpassingen in het proces. De verdere implementatie van dit aangepaste proces zal plaatsvinden in 2016.
De focus lag in 2015 onder meer op de tijdigheid van de klachtafhandelingen en de bezwaar- en beroepsprocedures. Mede als gevolg van medewerking van collega’s binnen de organisatie is die doelstelling bereikt; het overgrote deel van de procedures is binnen de hiervoor geldende termijn afgedaan. Voor wat betreft de formele klachtafhandeling geldt, dat slechts in 8 gevallen de formele procedure gevolgd is hoeven te worden. Afgezet tegen het totale aantal klachten van 417 is dit aantal gering te noemen.

3.Claims en civiele procedures

De focus lag voor wat betreft de claims en civiele procedures op het tijdig afhandelen van deze claims. Dit is in 2015 prima gelukt. Daar waar de gemeente zelf de claims kon afhandelen omdat het schadebedrag niet hoger was dan het eigen risico bedrag van €5000, kon in bijna alle gevallen binnen enkele weken de claim worden afgehandeld. Daar waar het schadebedrag hoger was of het een letselschadesituatie betrof, zijn de claims ter behandeling doorgestuurd naar de verzekeraar, en was het onvermijdbaar dat de afhandeltermijn daarmee wat langer werd. De schadelast bedroeg in 2015 ongeveer €14.000. Dit bedrag is in lijn met de afgelopen jaren.

4.Mediation

In 2015 hebben we zowel in het ruimtelijk fysieke domein als in het sociaal domein gebruik gemaakt van (pre)mediation gesprekken om daar waar burgers vastliepen in hun communicatie met de gemeente, in gezamenlijkheid met de burger tot een oplossing te komen. Daarnaast zijn er binnen de regio gesprekken gevoerd om te komen tot een regionale mediatorpool. In maart 2016 zal deze door middel van een convenant bekrachtigd worden. Vanaf dat moment kunnen de deelnemende regiogemeentes hier mediationvraagstukken ter behandeling inbrengen.

5.Public affairs/lobby

Wat betreft public affairs en lobby hebben we in 2015 in regionaal verband, onder leiding van Venlo, een Europa-agenda gerealiseerd aansluitend op de in de regionale strategische visie en -programmering opgenomen opgaven. Met twee leden in de VNG-commissies Werk en Inkomen en Financiën en een aantal leden in verschillende G32-werkgroepen was Venlo in 2015 op nationaal niveau wederom buitengewoon goed vertegenwoordigd. Daarnaast hebben we ons natuurlijk intensief ingespannen om externe financieringsbronnen aan te boren voor onze eigen stedelijke activiteiten en projecten. Over de resultaten daarvan wordt u, zoals afgesproken, periodiek geïnformeerd.

6.Externe relaties

Voor de externe relaties hebben we in 2015 diverse Venlose evenementen benut om het bestuurlijk netwerk te vergroten met de diverse partners in de regio, de provincie, Den Haag, Brussel en Duitsland.
Met de provincie en de maatschappelijke partners is een public affairs platform gevormd waarin op basis van gedeelde belangen de regio gepositioneerd wordt.

College van B&W
De benodigde hoogte van de voorziening ter dekking van toekomstige
pensioenkosten voor wethouders wordt jaarlijks op basis van een externe actuariële berekening bepaald. De rekenrente is onder andere van invloed op de hoogte van de voorziening. Op basis van de recente berekening dient de voorziening pensioenkosten wethouders per 31/12/2015 middels een dotatie naar boven bijgesteld te worden met een bedrag van € 522.000.

Gemeenteraad

Evt. toelichting door de Griffie

Ondersteuning Bestuur
Afdeling Advies & Beheer - team Facilitair Management
Het team heeft structureel minder budget nodig om de representatieve aangelegenheden met betrekking tot het bestuur te vervullen. In 2015 is hiertoe een onderschrijding van € 53.000 gerealiseerd. Vanaf 2016 is hiervoor een bedrag van € 50.000 als bezuiniging in de meerjarenbegroting opgenomen.

Afdeling Advies & Beheer - team Juridische Zaken

Voor wat betreft team juridische zaken is in 2015 een onderschrijding gerealiseerd van € 46.000. Dit bedrag is opgebouwd uit een aantal kleinere bedragen, gekoppeld aan de budgetten voor het voeren van procedures, het afhandelen van claims en het afhandelen van klachten.